Uppdrags- och funktionsbeskrivningar för Tallhagens scoutkår

Fastställd 22-03-22
Syftet med uppdrags- och funktionsbeskrivningarna för de olika rollerna i Tallhagens
scoutkår är att tydliggöra ansvarsfördelningen inom kåren och att utgöra stöd och vägledning
för dem som åtar sig olika funktioner eller uppdrag. Beskrivningarna ska ses som ett levande
dokument och kan komma att justeras över tid. Saknar du något, behöver något läggas till,
förtydligas eller justeras? Hör av dig till styrelsen@tallhagen.com. Dokumentet kommer att
vara en stående punkt på agendan på första styrelsemötet för kommande verksamhetsår.

Uppdrags- och funktionsbeskrivningar Tallhagens scoutkår 22_03_22

Uppdrag och funktioner

• Kårstyrelsen (KS)
• Kårordförande (KO)
• Vice kårordförande (vKO)
• Sekreterare
• Kassör
• Avdelningsledare (AL)
• Ledare
• Medlemsregistrerare
• Kårens delegat(er) till distriktsstämma
• Kanotansvarig
• Kajakansvarig
• Stugfogde, Sjömansgatan
• Uthyrningsansvarig, Sjömansgatan
• Stugfogde, Horsöstugan
• Stugfogde, Kullö
• Nyckelfogde, fastigheterna
• Revisor
• Revisorssuppleant
• Valberedning
• Förslag på nya och nygamla uppdrag och funktioner:
• Materialförvaltare
• PR-ansvarig
• Kårutbildare (KUL)
• Utmanarrepresentant i kårstyrelsen
  

Kårstyrelsen (KS)

ansvarar för kårens verksamhet, ekonomi och administration. Utgångspunkten är kårens
stadgar. Styrelsen väljs på kårstämman. Kårstyrelsen består av kårordförande, vice
kårordförande samt minst tre övriga ledamöter varav minst hälften ska vara över 18 år.
Kårstyrelsen är beslutsför om minst hälften av styrelsen är närvarande. En eller två
suppleanter ingår också i styrelsen.
Huvudsaklig uppgift
Styrelsen har ett övergripande ansvar för kårens målsättning, utveckling och
verksamhetsplanering.
Ansvarsområden
• KS ansvarar för kårens organisation samt planerar kårens inre verksamhet och
utveckling (visioner och mål)
• KS ansvarar för att verksamheten bedrivs på ett säkert sätt.
• KS är ytterst ansvarig för information till föräldrarna, där ledarna utgör deras främsta
kontakt och informationslänk.
• KS är ytterst ansvarig för information och kontakter med kommunen och omgivande
samhälle.
• Medlem i KS ska aktivt medverka på styrelsemöten och vara beredd att ta ansvar för
beslutspunkter och se till att de genomförs och följs upp.
• Medlem i KS ska ”lyssna” runt bland övriga funktionärer och ledare i kåren för att
höra efter vad man vill ha hjälp/stöttning med.
Tidsåtgång
En kväll per månad för styrelsemöten samt ev. ett länge strategimöte per år.

Kårordförande (KO)

väljs av Kårstämman (KST).
Huvudsaklig uppgift
KO har ett övergripande ansvar för kårens verksamhet, kvalitet och säkerhet samt
utvecklingen av den.
Ansvarsområden
• Ansvarar för kårstyrelsens arbete
• Sammankalla till kårstämma enligt stadgar och styrelsemöten senast en vecka i förväg.
• Upprätta dagordning till kårstämma och styrelsemöten samt ev. andra kårträffar.
• Leda kårstämmor och kårstyrelsemöten.
• Leda styrelsearbetet i kårens styrelse och se till att arbete fortskrider på ett effektivt
sätt.
• Delegera uppgifter till övriga i styrelsen och/eller andra i kåren.
• Ansvara för arbetet med granskning av utdrag från belastningsregistret
• Leda kårens planeringar samt kunna vara behjälplig vid avdelningarnas
planeringsarbete
• Aktivt stödja funktioner/avdelningar att lösa problem samt att utvärdera verksamheten.
• Representerar kåren utåt och inåt, dvs kårens kontakt med kommun, myndigheter,
distrikt, region och riksorganisation samt medlemmarna i kåren.
• Är kårens kontaktperson med förbund och distrikt och sprider information därifrån till
kårens ledare och berörda medlemmar.
• Håller tillsammans med vice KO i ceremonier för utdelning av förtjänstmärken samt
ev. andra ledarutmärkelser
• Är tillsammans med vKO kontaktperson mot media och samhälle vid kris eller
liknande behov
Tidsåtgång
En kväll per månad för styrelsemöten samt ev. ett länge strategimöte per år.
Tillgänglig via e-post och telefon för löpande diskussioner
Tid för löpande arbete enligt ansvarsområdena ovan, ca 10-20 timmar per månad.

Vice Kårordförande (vKO)

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Vara behjälplig och stötta kårordföranden (KO) i dennes arbetsuppgifter.
Ansvarsområde
• Ersätter kårordförande om denna får förhinder och inte kan närvara
• Har kunskap om ordförandes roll och uppgift i föreningen för att kunna ersätta
ordföranden vid behov
Tidsåtgång
En kväll per månad för styrelsemöten samt ev. ett länge strategimöte per år.
Tillgänglig via e-post och telefon för löpande diskussioner
Löpande arbete enligt ansvarsområdena ovan, ca 10-20 timmar per månad.
Sekreterare
Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Hanterar och sköter kårens skriftliga administration och dokumentation
Ansvarsområde
• Skriver kallelser och protokoll till kårstyrelse och kårstämma
• Skriver, distribuerar, arkiverar och anslår protokoll från styrelsemöten och kårstämma.
• Deltar i arbetet och sammanställer ett förslag till verksamhetsberättelse inför
kårstämma.
• Skickar in stämmoprotokoll, verksamhetsberättelse och andra begärda dokument till
kommunen, distriktet, riksorganisationen samt till föreningsarkivet.
• Fungerar som kårens postmottagare och sprider information som inkommer via post/epost från kommunen, förbundet, distriktet m.fl. till aktuella mottagare i kåren.
Tidsåtgång
En kväll per månad för styrelsemöten samt ev. ett länge strategimöte per år.
Tillgänglig via e-post och telefon för löpande diskussioner
Löpande arbete enligt ansvarsområdena ovan, ca 10-20 timmar per månad.

Kassör

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Hanterar och sköter kårens ekonomi.
Ansvarsområde
• Håller bokföringen aktuell för kåren och hanterar bankkontakter
• Sköter in- och utbetalningar.
• Sköter bokföring över gjorda transaktioner
• Vid förfrågan och då behov uppkommer rapportera och redovisa aktuell ekonomisk
status på styrelsemöten.
• Samlar in uppgifter från avdelningarna, sammanställer och rapporterar för
aktivitetsbidrag
• Hålla sig uppdaterad om olika bidrag och hur de kan och ska sökas.
• Gör årsbokslut
• Gör underlag till förslag till budget för kommande år i samarbete med KO. Läggs fram
vid KST.
• Ansvarar för att revisioner genomförs och dokumenteras i en revisionsberättelse
• Lämna in påskrivet årsmötesprotokoll och protokoll från konstituerande styrelsemöte
till banken.
• Kontrollerar minst en gång per år att kårens försäkringsskydd motsvarar behoven
Tidsåtgång
En kväll per månad för styrelsemöten samt ev. ett länge strategimöte per år.
Tillgänglig via e-post och telefon för löpande diskussioner
Löpande arbete enligt ansvarsområdena ovan, ca 10-20 timmar per månad.

Avdelningsledare (AL)

Avdelningsledare är kontaktperson för avdelningen. Avdelningsledare och ledarna på en
avdelning fördelar själva uppgifter mellan sig.
Huvudsaklig uppgift
Ansvara för avdelningens program samt genomförande
Ansvarsområden
• Avdelningsledare ansvarar för att information om aktuellt program, verksamhet och
händelser rapporteras till kårstyrelsen.
• Avdelningsledare rapporterar till styrelsen om avdelningens verksamhet och
eventuella utmaningar inom avdelningen.
• Avdelningsledare samlar in relevant information av scouterna. Som avdelningsledare
ska man också se till att alla nya medlemmar och deras vårdnadshavare får
information om verksamheten och att de registreras i Scoutnet.
• Avdelningsledare hanterar föräldrakontakter och information till föräldrar.
• Avdelningsledare lämnar relevant information till medlemsregistreraren för att
registrera och avregistrera avdelningens scouter i medlemsregistret.
Avdelningsledaren ombesörjer att scouternas uppgifter vid behov uppdateras i
Scoutnet.
• Avdelningsledare dokumenterar löpande närvaro på möten som underlag för
bidragsansökningar.
• Avdelningsledare ansvarar för att lokalerna som använts vid möte är städade och att
ev. disk är bortplockad från diskställ och diskmaskin.
Tidsåtgång
Planera och genomföra möten ca 2-2,5 h/vecka alt 2-2,5 h/varannan vecka
Ett par kvällar per år för planering, möten, utbildning och annan administration
En till två helger per termin för hajker och övernattningar
Ca en vecka per sommar för läger

Ledare

planerar och genomför kårens aktiviteter med utgångspunkt i det förbundsgemensamma
scoutprogrammet och kårens rutiner.
Huvudsaklig uppgift
Ansvara för avdelningens program samt genomförande
Ansvarsområden
• Ansvarar och planerar för avdelningens verksamhet och för att den motsvarar
Scouternas program och säkerhetskrav.
• Ledare deltar i lämpliga ledarutbildningar. Utbildningen Trygga möten är obligatorisk
för ledare.
Tidsåtgång:
Planera och genomföra möten ca 2-2,5 h/vecka alt 2-2,5 h/varannan vecka
Ett par kvällar per år för planering, möten, utbildning och annan administration
En till två helger per termin för hajker och övernattningar
Ca en vecka per sommar för läger
Medlemsregistrerare
Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Hantera inkomna medlemsansökningar samt stötta ledarna med registrering i
medlemsregistret Scoutnet.
Ansvarsområden
• Bevakar och hanterar inkomna medlemsansökningar i Scoutnet
• Registrerar, avregistrerar samt uppdaterar medlemmar i Scoutnet efter information
från ledarna.
• Ansvara för att medlemsregistret uppdateras när kårens medlemmar har genomfört
utbildning.
Tidsåtgång
Ett par kvällar per år

Kårens delegat(er) till distriktsstämma

Väljs av kårstyrelsen (KS) och styrs av Scouternas stadgar enligt följande
§ 8.5 Distriktsstämmans sammansättning
Distriktsstämman består av ombud utsedda från distriktets scoutkårer. Varje
scoutkår med minst fem medlemmar under 26 års ålder kan utse tre ombud samt
ytterligare ett ombud för varje påbörjat femtiotal medlemmar utöver femtio.
Samtliga ombud ska vara medlemmar i Scouterna. Bestämmande för antalet
ombud är kårens medlemsantal den 31 december föregående kalenderår
Huvudsaklig uppgift
Representera kåren på DST
Ansvarsområden
• Förbereda sig inför Distriktsstämman (DST) genom att läsa handlingarna och att gå på
stämman.
• Delta på KS före DST där handlingarna diskuteras på kåren och även kunna rapportera
tillbaka på efterkommande KS vad som bestämdes och diskuterades.
• På KS beslutar man om delegaterna ska åka med bundna eller fria
mandat, dvs strikt hålla sig till vad styrelsen beslutat eller om
man har möjligheten att ändra sig beroende på vad som framkommer
på DST och vad som då kan anses vara bäst för kåren.
Tidsåtgång
En heldag för DST
Tid för inläsning av handlingar

Kanotansvarig

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsakliga uppgifter
Ansvarar för kårens kanoter och material samt utlån av dessa. Uthyrning av kanoter bör alltid
stämmas av med verksamheten då kårens aktiviteter har företräde till kanoterna.
Ansvarsområden
• Hålla i inventarielista över kanoter och dess utrustning samt sköta utlån av dessa
• Verka för att förvaringen av kårens kanoter med material är ändamålsenlig
• Ansvarar för att det finns tydliga instruktioner för användning, förvaring och löpande
underhåll av kanoterna.
• Ser till att underhållsbehov tas upp på styrelsemöte för handläggning och beslut
• Ansvarar för att initiera arbetstillfällen/arbetsdagar för underhåll av kanoterna.
Tidsåtgång
Varierar under året och är avhängigt av efterfrågan och användning av kanoterna
Kajakansvarig
Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsakliga uppgifter
Ansvarar för kårens kajaker, tillhörande material. Samt ev. utlån av dessa, vilket enbart gäller
för kårens aktiva ledare och funktionärer. Lån av kajakerna bör alltid stämmas av med
verksamheten då kårens aktiviteter har företräde till kajakerna.
Ansvarsområden
• Hålla i inventarielista över kajaker och dess utrustning
• Verka för att förvaringen av kårens kajaker med material är ändamålsenlig
• Ansvarar för att det finns tydliga instruktioner för användning, förvaring och löpande
underhåll av kajakerna.
• Ser till att underhållsbehov tas upp på styrelsemöte för handläggning och beslut
• Ansvarar för att initiera arbetstillfällen/arbetsdagar för underhåll av kajakerna.
Tidsåtgång
Varierar under året och är avhängigt av efterfrågan och användning av kajakerna

Stugfogde, Sjömansgatan

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Ansvara för att scoutgården sköts och underhålls på ett bra sätt.
Ansvarsområden
• Verkar för att scoutgården blir ändamålsenligt utvecklad för scoutverksamheten samt
för uthyrning av densamma
• I samråd med kårstyrelsen upprätta en långsiktig underhållsplan för scoutgården.
• Ansvarar för scoutgården och dess inventariers löpande underhåll, att trasiga
inventarier/utrustning tas om hand och samordnar reparation av dessa.
• Tillse att reparations-, inköps- och utrustningsbehov tas upp på styrelsemöte för
beslut.
• Ansvara för att det finns städmaterial och städinstruktion i scoutgården.
• Ansvara för att rätt fungerande brandskydd finns i tillräcklig mängd i scoutgården.
• Ansvara för att initiera arbetstillfällen/arbetsdagar för underhåll av scoutgården
Tidsåtgång
Halvårsvis genomföra en grundlig kontroll av fastigheten och under året utföra månadsvisa
kontroller enligt uppställd underhållsplan

Uthyrning av scoutgården, Sjömansgatan

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Kontaktperson med ansvar för att uthyrningen av scoutgården, Sjömansgatan görs i enlighet
med fastställd policy (när vi har en policy!)
Ansvarsområde
• Ansvara för kalendern bokning@tallhagen.com avseende bokningar av lokalen på
Sjömangatan och koordinerar detta med kårens verksamhet.
• Besvarar hyresförfrågningar via e-post och telefon samt vid behov visar runt i lokalen.
• Upprättar hyreskontrakt med hyresgäster.
• Lämnar ut nyckeltagg och ger instruktioner till hyresgäst om vilka allmänna regler och
städinstruktioner som gäller.
• Avsynar lokalen efter uthyrning och meddelar eventuella skador eller dåligt utförd
städning mm till hyresgästen.
• Meddela stugfogde om förbrukningsmaterial tagit slut eller om annat underhåll
behöver utföras, om byggnad, inventarier etc. gått sönder under uthyrning.
• Föreslår för styrelsen vid behov förändringar av uthyrningspolicy samt i
hyreskontraktets innehåll.
Tidsåtgång
Avhängigt av efterfrågan på uthyrning

Stugfogde, Horsöstugan

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Ansvara för att Horsöstugan sköts på ett ändamålsenligt sätt.
Ansvarsområden
• Verka för att Horsöstugan blir funktionellt utvecklad för scoutverksamheten.
• I samråd med kårstyrelsen upprätta en långsiktig underhållsplan för Horsöstugan.
• Ansvara för Horsöstugan och dess inventariers löpande underhåll, att trasiga
inventarier/utrustning tas om hand och samordnar reparation av dessa.
• Tillse att reparations-, inköps- och utrustningsbehov tas upp på styrelsemöte för
beslut.
• Ansvara för att det finns städmaterial och städinstruktion i Horsöstugan.
• Ansvara för att rätt fungerande brandskydd finns i tillräcklig mängd i Horsöstugan.
• Ansvara för att initiera tillfällen/arbetsdagar för underhåll av Horsöstugan.
Tidsåtgång
Halvårsvis genomföra en grundlig kontroll av fastigheten och under året utföra kvartalsvisa
kontroller enligt uppställd underhållsplan

Stugfogde, båtskjulen på Kullö

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Ansvara för att båtskjulen på Kullö sköts på ett ändamålsenligt sätt.
Ansvarsområden
• Verka för att båtskjulen blir ändamålsenligt utvecklad för scoutverksamheten.
• I samråd med kårstyrelsen upprätta en långsiktig underhållsplan för båtskjulen.
• Ansvarar för båtskjulen och dess inventariers löpande underhåll, att trasiga
inventarier/utrustning tas om hand och samordnar reparation av dessa.
• Tillse att reparations-, inköps- och utrustningsbehov tas upp på styrelsemöte för
beslut.
• Ansvara för att det finns städmaterial och städinstruktion i båtskjulen.
• Ansvara för att rätt fungerande brandskydd finns i tillräcklig mängd i båtskjulen.
• Ansvara för att initiera tillfällen/arbetsdagar för underhåll av båtskjulen.
Tidsåtgång
Halvårsvis genomföra en grundlig kontroll av fastigheten och under året utföra kvartalsvisa
kontroller enligt uppställd underhållsplan

Valberedning

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Hitta och föreslå kandidater till styrelse och funktioner
Ansvarsområden
• Att inför KST arbeta fram ett förslag till val av styrelseledamöter och funktionärer
samt att föreslå dessa på KST.
• Under verksamhetsåret ha koll på vilka befattningar, som ska väljas vid nästa
kårstämma.
Tidsåtgång
Några kvällar och/eller dagar per år.
Revisorer (två personer)
Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Revidera att kåren sköts på ett korrekt sätt av kårstyrelsen.
Ansvarsområde
• Granskar årligen kårens räkenskaper, att de sköts på ett korrekt sätt samt ser att de
överensstämmer med tagna beslut
• Bedömer om styrelsen har skött sitt uppdrag under verksamhetsåret
• Skriva revisionsberättelse efter genomförd revision inför Kårstämma
• Redovisa revisionsberättelse på Kårstämma
Tidsåtgång:
Ett par kvällar per år

Revisorssuppleant

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Skall ersätta revisor/er då den/de inte kan fullgöra sitt/sina uppdrag.
Se ovan
Nyckelfogde
Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Ansvarig för kårens nyckelsystem till olika lokaler, samt larm och in- och utpasseringssystem
på Sjömansgatan
Ansvarsområde
• Hålla ordning på nyckelkodssystemet samt de nyckeltaggar som vi har inklusive
förteckning över vem som har vilken tagg och tillgång till nycklar till våra olika
lokaler.
• Handha in- och utpasseringslistor
• Ordna så extranycklar förvaras på en säker plats.
• Hantera nyckelskåpet
• Vid behov beställa nya nyckeltaggar.
• Samla in nyckeltaggar och ev. nycklar från icke aktiva medlemmar.
Tidsåtgång:
Ett par kvällar per år

Arkivarie

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Ansvarar för kårens arkiv, bestående av dokument och material
Ansvarsområde
• Ansvarar för upprätthållande och iordningsställande av kårens arkiv
• Ansvarar för digitalisering av dokument och bilder
• Ansvar för upprättande av förteckningar över material i arkivet
• Ansvarar för tillgängliggörande av kårens historia/material i arkivet på Sjömansgatan
samt på webb och sociala medier.
Tidsåtgång:
Ett par kvällar/dagar per termin

 

Förslag på nya och nygamla uppdrag och funktioner

• Materialförvaltare
• PR-ansvarig
• Kårutbildare (KUL)
• Utmanar-representant i kårstyrelsen

 

Materialförvaltare

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Ansvara för att kårens material sköts på ett ändamålsenligt sätt.
Ansvarsområde
• Säkra bra ordning och reda i våra materialförråd
• Verka för att förvaringen av kårens material blir ändamålsenlig.
• Hålla inventarielistan uppdaterad för scoutkårens utrustning.
• Ansvarar för att utrustningsbehov/föreslår inköp tas upp på styrelsemöte för beslut.
• Ansvarar för att trasig utrustning tas om hand och samordnar arbete för reparation.
• Håller koll på lån och återlämning av kårens material
Tidsåtgång
X

PR-ansvarig

Väljs av kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Ansvara för att hålla kårens hemsida aktuell samt vara sammanhållande för kårens sociala
medier.
Ansvarsområde
• Vara administratör för och ansvara för uppdatering av kårens hemsida. Kontrollera att
det finns aktuella kontaktuppgifter till kårstyrelse, avdelningar samt övriga funktioner.
• Utifrån kårens behov, vilket kan variera under tid, hålla hemsidan uppdaterad med
kalenderhändelser, terminsprogram samt länkar till övriga sociala medier och kårens
historia.
• Ansvarar för att ge behörigheter till ledare och funktionärer till webb och sociala
medier vid behov.
• Ansvarar för att inget olämpligt innehåll publiceras i kårens sociala medier.
• Vid olika aktiviteter i kåren säkra att det dokumenteras med ord och bild och
publiceras i relevant medium/kanal.
Tidsåtgång
Ett par kvällar per år

Kårutbildningsledare (KUL)

Väljs av Kårstämman (KST)
Huvudsaklig uppgift
Peppa och motivera ledare och scouter att gå olika kurser,
Tillsammans med kårstyrelsen arbeta med en långsiktig utvecklingsplan för utbildningar och
utvecklingsaktiviteter inom kåren.
Ansvarsområde
• Bevaka kursutbud
• Samla information om aktuella utbildningar inom och utom förbundet, samt informera
berörda medlemmar.
• Diskutera lämpliga kurser med berörda, dels ledarutbildningar men även
intressekurser.
• Informera kassör om betalning av kurser i förväg i förekommande fall.
• Ta emot, arkivera och fördela kursintyg
• Vara behjälplig för att söka bidrag till ledarutvecklingskurser
• Bör göra en utbildningsplan för varje Rover och Ledare
• Samverka med distrikt och region vad gäller utbildningar.
• Organisera vid behov lokala kurser och utbildningar
• Redovisar inför styrelsen ledare/funktionärer vilka inte genomgått av Scouterna
obligatoriska utbildningar
Tidsåtgång
Ett par kvällar per år

Utmanarrepresentant i Kårstyrelsen

Väljs vid kårstämman (KST).
Huvudsaklig uppgift
Driva Utmanarnas frågor i Kårstyrelsen. I övrigt se uppgifter under punkten kårstyrelsen.
Ansvarsområde
• Säkra att Utmanarnas synpunkter och idéer framförs till kårstyrelsen.
• Aktivt medverka till ett bra Kårstyrelsearbete
Tidsåtgång
En kväll per månad för styrelsemöten samt ev ett länge strategimöte per år