GDPR – info för ledare
Kommentarer till kårens personuppgiftspolicy (GDPR)
Allmänt om policyn
Policyn antogs av styrelsen 2021-10-19. Avsikten är att den hantering av personuppgifter som normalt förekommer i kåren ska kunna göras smidigt och utan särskilda åtgärder.
Samtycke
Integritetsskyddsmyndigheten rekommenderar att undvika att motivera hantering av personuppgifter på samtycke om någon annan grund – t.ex. intresseavvägning – kan användas.
Den som lämnar uppgifter till kåren förutsätts samtidigt lämna samtycke till att uppgifterna hanteras så länge de används till det de samlas in för, vilket för det mesta är uppenbart.
Undvik särskilda samtyckesblanketter! För det första är de svåra att ta till sig och därför av tvivelaktigt värde för individen. För det andra är de meningslösa om de inte arkiveras i sökbar form under lång tid, en pappershantering som kåren inte har resurser till. För det tredje innehåller de ofta en mängd information som måste uppdateras och efterlevas. Slutligen är det ofta svårt att förutse alla behov av att använda en uppgift och beskriva dem så att blanketten motsvarar behoven.
Privata datorer och mailadresser
Kåren tillhandahåller inte datorer och normalt inte heller personliga e-postadresser, så den behandling av personuppgifter styrelse, ledare och funktionärer gör för kårens räkning måste göras på privata datorer och adresser. Detta är inte i sig ett problem eftersom GDPR reglerar vad som får göras med personuppgifter, men inte vilka datamedier som ska användas.
Om arbetsdatorer och -adresser kan användas eller inte är en fråga mellan arbetsgivare och anställd. Var dock noga med att utomstående inte ska ha tillgång till personliga uppgifter om kårens medlemmar.
Gallring och begränsning av tillgång
Material med personuppgifter ska inte sparas längre än nödvändigt (om det inte ska överlämnas till arkivet). Detta gäller både dokument och mail.
Känsliga uppgifter bör inte vara tillgängliga för fler än nödvändigt. Tänk t.ex. på att relativt många har tillgång till kårens google drive.
Frågor
Den som har frågor är förstås välkommen att höra av sig till styrelsen.